Repository_Jilli Windu Syahalla

• Repositori Personal Jilli Windu Syahalla

• Jilli Windu Syahalla

• Perseorangan

Jilli Windu Syahalla Adalah mahasiswa Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia yang memiliki konsentrasi pada pengembangan kearsipan digital dan tata kelola informasi organisasi. Berasal dari Jakarta, ia membawa karakter yang tekun dan adaptif dalam mendalami setiap aspek manajemen dokumen, mulai dari pemrosesan fisik hingga transformasi digital. Pengalaman akademisnya diperkuat dengan kemampuan teknis yang spesifik dalam mengoperasikan platform Omeka S untuk membangun repositori digital, serta keterlibatan langsung dalam pengelolaan arsip aktif di Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) Universitas Indonesia.
Sebagai calon profesional informasi, ia berkomitmen untuk mengintegrasikan akuntabilitas kearsipan dengan inovasi teknologi guna menciptakan sistem manajemen rekod yang efisien dan berkelanjutan.

Arsip ini tercipta dan dikelola di lingkungan Universitas Indonesia, yang berlokasi di perbatasan antara Depok dan Jakarta. Sebagai pusat pendidikan dan riset utama di Indonesia, lokasi ini menjadi titik temu berbagai aktivitas administratif, akademik, dan sertifikasi profesi yang bersifat nasional. Lingkungan geografis ini menuntut sistem pengelolaan informasi yang terintegrasi, di mana arsip harus mampu berpindah secara cepat antara unit kerja di kampus Depok maupun relasi instansi di Jakarta. Penggunaan platform digital dalam konteks ini mencerminkan kebutuhan akan aksesibilitas data yang tidak terbatas oleh ruang fisik kantor.

Secara budaya, arsip ini mencerminkan budaya organisasi akademis yang formal namun progresif. Terdapat penekanan kuat pada nilai akuntabilitas dan transparansi. Budaya kerja yang serba cepat dan berbasis data di lingkungan metropolitan mendorong transisi dari budaya kearsipan kertas (paper-based) menuju budaya digital (paperless). Arsip-arsip ini bukan sekadar catatan pasif, melainkan bukti otentik dari proses pengembangan sumber daya manusia unggul yang menjadi ciri khas identitas intelektual Universitas Indonesia.

Arsip Nasional Jilli Windu Syahalla

Daftar Arsip Jilli Windu Syahalla

09.00 - 17.00

1. Conditions Governing Access (Ketentuan Akses)

Open Access (Akses Terbuka): Arsip yang bersifat publik, seperti panduan umum, dokumentasi kegiatan seminar, dan standar operasional prosedur (SOP) yang telah disahkan untuk umum, dapat diakses secara bebas melalui repositori digital.

Restricted Access (Akses Terbatas): Dokumen yang mengandung data pribadi (seperti berkas sertifikasi individu di LSP UI), informasi rahasia lembaga, atau catatan yang belum melewati masa retensi tertentu dikategorikan sebagai "Restricted". Akses ke dokumen ini memerlukan izin tertulis dari Kepala Kantor Arsip atau pimpinan unit kerja terkait.

Privacy Compliance: Penggunaan data pribadi dalam arsip ini tunduk pada kebijakan privasi universitas dan undang-undang perlindungan data pribadi yang berlaku.

2. Conditions Governing Reproduction (Ketentuan Reproduksi)

Reproduksi arsip dalam bentuk unduhan digital atau fotokopi diperbolehkan untuk kepentingan akademik dan riset dengan mencantumkan sumber asli secara benar.

Penggunaan arsip untuk tujuan komersial atau publikasi luas wajib mendapatkan lisensi atau izin khusus dari pemegang hak cipta/unit pencipta arsip di Universitas Indonesia.

3. Language/Scripts of Material (Bahasa dan Aksara)

Seluruh materi arsip menggunakan Bahasa Indonesia formal sesuai dengan standar administrasi perkantoran pemerintah dan lingkungan akademis. Beberapa istilah teknis kearsipan mungkin menggunakan Bahasa Inggris sesuai standar internasional (ISO).

4. Physical Characteristics and Technical Requirements (Persyaratan Teknis)

Software Requirement: Untuk mengakses arsip digital, pengguna disarankan menggunakan peramban web modern (Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Microsoft Edge)

File Formats: Sebagian besar dokumen tersedia dalam format PDF/A (untuk preservasi jangka panjang), serta format gambar (JPG/PNG) untuk dokumentasi visual. Pengguna memerlukan perangkat lunak pembaca PDF untuk membuka dokumen teks.

Hardware Requirement: Diperlukan koneksi internet yang stabil untuk mengakses repositori lokal atau server universitas. Untuk arsip fisik, akses dilakukan di ruang baca Kantor Arsip dengan mengikuti protokol penanganan dokumen fisik yang berlaku.

1. Finding Aids (Sarana Temu Balik)
   Aksesibilitas terhadap koleksi arsip ini didukung oleh sarana temu balik berupa Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan katalog digital. Untuk arsip yang telah didigitalisasi, pengguna dapat menggunakan fitur pencarian berbasis kata kunci (keyword search), metadata (judul, pencipta, tahun), dan skema klasifikasi yang tersedia pada sistem Omeka S. Setiap entitas arsip telah dilengkapi dengan deskripsi standar untuk memudahkan navigasi bagi pengguna akademik maupun staf administrasi.

2. Digital Accessibility (Aksesibilitas Digital)

Platform: Repositori dapat diakses melalui antarmuka berbasis web yang responsif, memungkinkan akses melalui perangkat komputer desktop, laptop, maupun perangkat seluler.

Interoperabilitas: Seluruh arsip digital disimpan dalam format standar terbuka (seperti PDF/A dan TIFF/JPEG) untuk memastikan keterbacaan jangka panjang lintas platform tanpa ketergantungan pada perangkat lunak berbayar tertentu.

User Interface: Sistem diatur sedemikian rupa untuk mendukung kemudahan navigasi (user-friendly), dengan struktur folder yang mengikuti klasifikasi fungsi organisasi (seperti fungsi Pendidikan, Sertifikasi, atau Kemahasiswaan).

3. Physical Accessibility (Aksesibilitas Fisik)

Lokasi: Untuk arsip fisik (hardcopy), aksesibilitas dibatasi pada ruang baca atau depo arsip unit terkait.

Sarana Prasarana: Ruang akses dilengkapi dengan perangkat komputer bagi pengguna yang ingin meninjau versi digital di tempat, serta meja baca yang sesuai dengan standar kenyamanan dan keamanan pelestarian arsip.

Bantuan Petugas: Pengguna yang mengalami kesulitan dalam menelusuri koleksi dapat meminta bantuan fungsional arsiparis atau petugas pengelola arsip yang bertugas.

4. Language and Script (Bahasa dan Aksara)
   Konten arsip sepenuhnya dapat diakses dalam Bahasa Indonesia dengan pengetikan menggunakan aksara Latin. Deskripsi metadata pada sistem digital telah disesuaikan dengan standar penamaan yang konsisten untuk menghindari ambiguitas selama proses penelusuran.

Layanan riset yang tersedia dirancang untuk memfasilitasi para peneliti dan akademisi dalam mengidentifikasi serta mendayagunakan sumber informasi primer secara efektif. Pengguna dapat memanfaatkan layanan konsultasi referensi dengan petugas kearsipan untuk memahami struktur pengorganisasian koleksi serta mendapatkan panduan dalam menggunakan sarana temu balik yang tersedia. Proses penelusuran informasi didukung oleh sistem katalog yang memudahkan identifikasi seri arsip berdasarkan konteks penciptaan maupun fungsi organisasinya.

Selain bantuan penelusuran, tersedia pula layanan reproduksi dokumen bagi peneliti yang membutuhkan salinan arsip untuk kepentingan sitasi atau analisis lebih lanjut, yang dilaksanakan dengan tetap memperhatikan kondisi fisik material dan peraturan hak cipta yang berlaku. Bagi peneliti yang memiliki keterbatasan jarak, tersedia dukungan layanan permintaan informasi secara jarak jauh melalui kanal komunikasi resmi universitas. Seluruh pemanfaatan koleksi untuk kepentingan riset wajib mengikuti pedoman sitasi standar guna menjaga integritas akademik serta memastikan pengakuan yang tepat terhadap asal-usul informasi yang digunakan.

Layanan reproduksi disediakan untuk memfasilitasi pengguna dalam memperoleh salinan arsip guna kepentingan riset, akademik, maupun legalitas, dengan tetap memprioritaskan kelestarian materi asli. Pengguna dapat mengajukan permohonan penggandaan dokumen baik dalam bentuk fotokopi maupun pemindaian digital dengan resolusi tinggi sesuai dengan kebutuhan penggunaan. Pelaksanaan layanan ini sepenuhnya tunduk pada peraturan hak cipta yang berlaku serta kebijakan internal mengenai perlindungan data dan kerahasiaan informasi.

Setiap permintaan reproduksi akan dievaluasi terlebih dahulu oleh petugas berdasarkan kondisi fisik dokumen untuk mencegah kerusakan pada materi yang rapuh atau bernilai sejarah tinggi. Apabila dokumen dinilai terlalu rentan untuk diproses melalui alat pengganda standar, petugas akan memberikan alternatif metode reproduksi yang lebih aman. Seluruh biaya yang mungkin timbul dari layanan ini diatur dalam ketentuan administratif lembaga, dan salinan yang diberikan hanya diperuntukkan bagi penggunaan pribadi atau riset tanpa izin untuk dipublikasikan ulang secara komersial tanpa persetujuan tertulis dari pihak pencipta arsip.

Layanan area publik disediakan untuk menjamin kenyamanan dan kemudahan akses bagi setiap pengunjung yang ingin melakukan konsultasi atau penelusuran arsip secara langsung. Fasilitas ini mencakup ruang baca yang tenang dan representatif, yang dirancang khusus untuk mendukung kegiatan riset serta pemeriksaan dokumen dalam lingkungan yang terkendali. Area ini terbuka bagi seluruh civitas akademika maupun masyarakat umum sesuai dengan jam operasional yang berlaku, dengan tetap menerapkan prosedur pendaftaran dan keamanan demi menjaga ketertiban serta kelestarian koleksi.

Selain ruang baca utama, tersedia pula area pelayanan informasi atau meja referensi sebagai titik awal bagi pengunjung untuk mendapatkan arahan teknis dari petugas mengenai prosedur peminjaman dan penggunaan sarana temu balik. Ruang publik ini juga dilengkapi dengan infrastruktur pendukung yang memadai untuk memudahkan peneliti dalam mencatat atau mengolah data selama berada di lokasi. Penggunaan seluruh area publik wajib mematuhi kode etik kunjungan, termasuk larangan membawa benda-benda yang berpotensi merusak arsip serta kewajiban menjaga ketenangan demi kenyamanan bersama.